HP LaserJet 4100 Printer series Help

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hp LaserJet 4100

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HP LaserJet 4100, 4100N,
4100TN, and 4100DTN Printers

User Guide

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Fourth Edition, May 2003

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EN

Contents

3

Contents

About this guide 9

How to use this online user guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Navigational features in this guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Features of Acrobat Reader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Where to look for more information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Setting up the printer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Using the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

1 Printer basics

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Printer features and benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Printer configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Printer parts and locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Accessories and supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Ordering information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Items and part numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Ordering through service or support providers . . . . . . . . . . . .22
Ordering directly through the embedded web server . . . . . . .22
Ordering directly through the printer software. . . . . . . . . . . . .23

Control panel layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Control panel lights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Control panel keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Using the printer online help system. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Control panel menus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Printer software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Software provided . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Printer drivers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Software for Windows-based computers . . . . . . . . . . . . . . . .36
Software for Macintosh computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Software for networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

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4 Contents

EN

2 Printing tasks

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Selecting the output bin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Printing to the top output bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Printing to the rear output bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Loading tray 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Loading trays 2, 3, and 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
Printing both sides of paper (optional duplexer) . . . . . . . . . . . . . .49

Guidelines for printing both sides of paper . . . . . . . . . . . . . . .50
Placement for paper requiring a specific orientation. . . . . . . .51
Layout options for printing both sides of paper . . . . . . . . . . . .52

Printing special paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Printing small or narrow paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Printing letterhead, prepunched, or preprinted paper (single-

sided) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Printing envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Printing labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Printing transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Printing cards, custom-size, and heavy paper . . . . . . . . . . . .63

Advanced printing tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Using features in the printer driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Customizing what tray is used for printing . . . . . . . . . . . . . . .68

Job retention features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Quick copying a job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
Proofing and holding a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Printing a private job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Storing a print job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Printing a stored job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Deleting a stored job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Printing with the optional HP Fast InfraRed Receiver . . . . . . . . . .80

Setting up to print with Windows 9x . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
Setting up to print with Macintosh computers . . . . . . . . . . . . .80
Printing a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Interrupting and resuming printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

3 Printer maintenance

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Managing the toner cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84

HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Non-HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Toner cartridge authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Toner cartridge storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Toner cartridge life expectancy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Checking the toner level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Cartridge interaction (shaking) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Toner low and toner out conditions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

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EN

Contents

5

Cleaning the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88

General guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Cleaning procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Cleaning the fuser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Running the cleaning page manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Running the cleaning page automatically . . . . . . . . . . . . . . . .92

Performing preventative maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Configuring alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

4 Problem solving

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Clearing paper jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Paper jam locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Clearing jams from the top cover and toner cartridge areas. .98
Clearing jams from the optional envelope feeder . . . . . . . . .100
Clearing jams from the input tray areas . . . . . . . . . . . . . . . .102
Clearing jams from the optional duplexer . . . . . . . . . . . . . . .104
Clearing jams from the output areas. . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Clearing jams from the fuser area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Solving repeated paper jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Understanding printer messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
Mopy disk error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Correcting output quality problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128

Light print (partial page) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Light print (entire page). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Specks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Dropouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131
Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131
Gray background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Toner smear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Loose toner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Repeating defects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Repeating image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Misformed characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Page skew . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Curl or wave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Wrinkles or creases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Vertical white lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Tire tracks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
White spots on black. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136

Determining printer problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Troubleshooting flowchart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Troubleshooting flowchart for Macintosh users . . . . . . . . . .143

Troubleshooting the optional printer hard disk accessory . . . . . .146
Troubleshooting PS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Troubleshooting optional HP Fast InfraRed Receiver problems .148

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6 Contents

EN

Communicating with an optional HP JetDirect print server . . . . .150
Checking the printer configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151

Menu map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
Configuration page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Supplies status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
PCL or PS font list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156

5 Service and support

HP Customer Care Service and Support . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Online services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
HP fraud hotline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161

Customer support options worldwide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162

HP Customer Care Center and product repair assistance for the

U.S. and Canada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162

European HP Customer Care Center language and in-country

options available. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

In-country/region support numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164

Warranty information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Guidelines for repacking the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Service information form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
Hewlett-Packard limited warranty statement . . . . . . . . . . . . . . . .167
Limited warranty for toner cartridge life . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
HP software license terms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Worldwide country/region sales and service offices . . . . . . . . . .172

Appendix A Specifications

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
Paper specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188

Supported sizes and weights of paper . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Supported types of paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
Guidelines for using paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Card stock and heavy paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198

Printer specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200

Physical dimensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200
Environmental specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201

Product compatibility matrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203

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EN

Contents

7

Appendix B Control panel menus

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Control panel menu map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Quick Copy Jobs Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Private/Stored Jobs Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207
Information Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Paper Handling Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Printing Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
Print Quality Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Configuration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
I/O Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
Resets Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
EIO Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225

Appendix C Printer memory and expansion

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
Installing memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Checking memory installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Saving resources (permanent resources) . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Installing EIO cards/mass storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233

Appendix D Printer commands

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235
Understanding PCL 5e printer command syntax. . . . . . . . . . . . .236

Combining escape sequences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237
Entering escape characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237
Selecting PCL 5e fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238
Common PCL 5e printer commands. . . . . . . . . . . . . . . . . . .239

Appendix E Regulatory information

FCC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
Environmental product stewardship program . . . . . . . . . . . . . . .244

Protecting the environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
Material safety data sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246

Safety statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248

Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
EMI statement (Korea) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
VCCI statement (Japan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Laser statement for Finland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249

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8 Contents

EN

Appendix F Embedded web server

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251
Accessing the embedded web server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
Embedded web server pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252

Home pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
Device pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
Network pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254

Index

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How to use this online user guide 9