hp LaserJet 4100
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HP LaserJet 4100, 4100N,
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Fourth Edition, May 2003
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EN
Contents
3
Contents
About this guide 9
How to use this online user guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Navigational features in this guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Features of Acrobat Reader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Where to look for more information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Setting up the printer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Using the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
1 Printer basics
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Printer features and benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Printer configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Printer parts and locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Accessories and supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Ordering information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Items and part numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Ordering through service or support providers . . . . . . . . . . . .22
Ordering directly through the embedded web server . . . . . . .22
Ordering directly through the printer software. . . . . . . . . . . . .23
Control panel layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Control panel lights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Control panel keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Using the printer online help system. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Control panel menus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Printer software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Software provided . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Printer drivers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Software for Windows-based computers . . . . . . . . . . . . . . . .36
Software for Macintosh computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Software for networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
4 Contents
EN
2 Printing tasks
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Selecting the output bin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Printing to the top output bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Printing to the rear output bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
Loading tray 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Loading trays 2, 3, and 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
Printing both sides of paper (optional duplexer) . . . . . . . . . . . . . .49
Guidelines for printing both sides of paper . . . . . . . . . . . . . . .50
Placement for paper requiring a specific orientation. . . . . . . .51
Layout options for printing both sides of paper . . . . . . . . . . . .52
Printing special paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Printing small or narrow paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Printing letterhead, prepunched, or preprinted paper (single-
sided) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Printing envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Printing labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Printing transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Printing cards, custom-size, and heavy paper . . . . . . . . . . . .63
Advanced printing tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Using features in the printer driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Customizing what tray is used for printing . . . . . . . . . . . . . . .68
Job retention features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
Quick copying a job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
Proofing and holding a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Printing a private job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76
Storing a print job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Printing a stored job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Deleting a stored job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79
Printing with the optional HP Fast InfraRed Receiver . . . . . . . . . .80
Setting up to print with Windows 9x . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
Setting up to print with Macintosh computers . . . . . . . . . . . . .80
Printing a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Interrupting and resuming printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
3 Printer maintenance
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Managing the toner cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Non-HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Toner cartridge authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Toner cartridge storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Toner cartridge life expectancy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Checking the toner level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Cartridge interaction (shaking) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Toner low and toner out conditions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87
EN
Contents
5
Cleaning the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
General guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Cleaning procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Cleaning the fuser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Running the cleaning page manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Running the cleaning page automatically . . . . . . . . . . . . . . . .92
Performing preventative maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Configuring alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
4 Problem solving
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Clearing paper jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Paper jam locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Clearing jams from the top cover and toner cartridge areas. .98
Clearing jams from the optional envelope feeder . . . . . . . . .100
Clearing jams from the input tray areas . . . . . . . . . . . . . . . .102
Clearing jams from the optional duplexer . . . . . . . . . . . . . . .104
Clearing jams from the output areas. . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Clearing jams from the fuser area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Solving repeated paper jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Understanding printer messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
Mopy disk error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Correcting output quality problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128
Light print (partial page) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Light print (entire page). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Specks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Dropouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131
Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131
Gray background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Toner smear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Loose toner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Repeating defects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Repeating image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Misformed characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Page skew . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Curl or wave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Wrinkles or creases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Vertical white lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Tire tracks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
White spots on black. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
Determining printer problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Troubleshooting flowchart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Troubleshooting flowchart for Macintosh users . . . . . . . . . .143
Troubleshooting the optional printer hard disk accessory . . . . . .146
Troubleshooting PS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Troubleshooting optional HP Fast InfraRed Receiver problems .148
6 Contents
EN
Communicating with an optional HP JetDirect print server . . . . .150
Checking the printer configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
Menu map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
Configuration page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Supplies status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
PCL or PS font list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
5 Service and support
HP Customer Care Service and Support . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
Online services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
HP fraud hotline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161
Customer support options worldwide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
HP Customer Care Center and product repair assistance for the
U.S. and Canada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
European HP Customer Care Center language and in-country
options available. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
In-country/region support numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
Warranty information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Guidelines for repacking the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Service information form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
Hewlett-Packard limited warranty statement . . . . . . . . . . . . . . . .167
Limited warranty for toner cartridge life . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
HP software license terms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Worldwide country/region sales and service offices . . . . . . . . . .172
Appendix A Specifications
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
Paper specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Supported sizes and weights of paper . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Supported types of paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
Guidelines for using paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Card stock and heavy paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
Printer specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200
Physical dimensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200
Environmental specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Product compatibility matrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203
EN
Contents
7
Appendix B Control panel menus
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Control panel menu map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Quick Copy Jobs Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Private/Stored Jobs Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207
Information Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Paper Handling Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Printing Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
Print Quality Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Configuration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
I/O Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
Resets Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
EIO Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Appendix C Printer memory and expansion
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
Installing memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Checking memory installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Saving resources (permanent resources) . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Installing EIO cards/mass storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233
Appendix D Printer commands
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235
Understanding PCL 5e printer command syntax. . . . . . . . . . . . .236
Combining escape sequences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237
Entering escape characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237
Selecting PCL 5e fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238
Common PCL 5e printer commands. . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
Appendix E Regulatory information
FCC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
Environmental product stewardship program . . . . . . . . . . . . . . .244
Protecting the environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
Material safety data sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Safety statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
EMI statement (Korea) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
VCCI statement (Japan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Laser statement for Finland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
8 Contents
EN
Appendix F Embedded web server
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251
Accessing the embedded web server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
Embedded web server pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
Home pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
Device pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
Network pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
Index
EN
How to use this online user guide 9